Вид расхода | Необходимые документы |
Представительские расходы | пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ; п. 2 ст. 264 НК РФ | Приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели |
План представительского мероприятия с указанием цели, места и сроков его проведения |
Смета представительских расходов |
Список официальных лиц организации, которые будут участвовать в переговорах, с указанием ответственного за их проведение |
Отчет о проведенном мероприятии (с указанием информации о целях представительских мероприятий и результатах их проведения, дате и месте проведения, программе мероприятий, составе приглашенной делегации и участников принимающей стороны, величине расходов на представительские цели) |
Первичные документы, подтверждающие понесенные расходы (товарные чеки, товарные накладные, акты) |
Расходы на обучение, профессиональную подготовку и переподготовку работников | пп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ; п. 3 ст. 264 НК РФ | Договор (контракт), согласно которому проводится обучение |
Копия лицензии на образовательную деятельность (для российских образовательных учреждений), либо документа, подтверждающего соответствующий статус (для иностранных образовательных учреждений) |
Программа обучения |
Свидетельства или сертификаты по завершении обучения, подтверждающие оказание услуг по профессиональной подготовке |
Первичные документы, подтверждающие оказание услуг по обучению (акт оказанных услуг) |
Расходы на консультационные, информационные и иные аналогичные услуги (семинары, тренинги, консультации) | пп. 14 п. 1 ст. 264 НК РФ; пп. 15 п. 1 ст. 264 НК РФ | Договор на оказание услуг |
Акт с подробным описанием оказанных услуг |
Техническое задание (заявка) исполнителю, вопросы заказчика, оформленные в письменном виде и адресованные исполнителю; программа оказания услуг (план мероприятий) |
Отчет исполнителя или другой аналогичный документ, содержащий подробные сведения о фактически оказанных услугах (не требуется, если содержание оказанных услуг приведено в акте) |
Любые материалы, составляемые исполнителем в процессе оказания услуг (раздаточные материалы, методические пособия, письменные ответы, экспертные заключения, разъяснения, рекомендации, справки и т.д.) |
Расходы на текущее изучение (исследование) конъюнктуры рынка, сбор информации | пп. 27 п. 1 ст. 264 НК РФ | Договор на оказание услуг |
Акт оказанных услуг |
Техническое задание (смета, план, программа), содержащее конкретные требования к маркетинговым исследованиям, с указанием региона, предмета исследования |
Отчет о выполнении задания, с подробным описанием данных по области исследования, географии, отрасли финансово-хозяйственной деятельности, товару (работам, услугам), целевому клиенту и т.п. |
Документальное подтверждение применения результатов маркетинговых исследований или обоснование невозможности их применения |
Рекламные расходы | п. 4 ст. 264 НК РФ | Договор на оказание услуг с рекламораспространителем |
Акт оказанных услуг |
Экземпляр печатного издания, в котором была размещена реклама; фотографии; скриншоты экрана (при рекламе через Интернет) |
Отчет о статистике показов, размещений, выходов в эфир |
Отчет о количестве рекламной продукции (листовки, брошюры), распространенной за определенный промежуток времени |
Приказ (распоряжение) руководителя о проведении рекламной акции |
Расходы по посредническим договорам | пп. 3 п. 1 ст. 264 НК РФ | Договор на оказание услуг |
Акт оказанных услуг |
Отчет посредника о выполнении поручения |
Расходы на услуги сотовой связи | пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ | Утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи |
Договор с оператором на оказание услуг связи |
Счета оператора связи |
Детализированный отчет оператора сотовой связи (желательно) |
Расходы на проведение медосмотра (в т.ч. предрейсового) | пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ | Договор с медицинским учреждением |
Копия соответствующей лицензии медицинского учреждения (на проведение медицинских осмотров) |
Акт оказанных услуг |
Списание материалов | ст. 254 НК РФ | Требование-накладная |
Акт на списание материалов |
Дефектная ведомость (в случае проведения ремонта) |
| | |
Документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 №34н). Такой перевод может сделать как профессиональный переводчик, так и специалист самой организации (Письма Минфина России от 26.03.2010 №03-08-05/1, от 03.11.2009 №03-03-06/1/725, УФНС России по г. Москве от 26.05.2008 №20-12/050126) |